Под обязательной документацией я понимаю те документы, которые, согласно нормативным актам, обязательно должны быть составлены, поданы Вашей стороной или предоставлены Вашей стороне. Иными словами, это документы, оформление и/или представление которых субъектами избирательного процесса является обязательным в определенных законом случаях.

Можно выделить 3 группы таких документов.

1. Обязательная документация, которая должна быть подготовлена и предоставлена кандидатом, политической партией (ее местной организацией), блоком партий – как правило, в избирательную комиссию. Подготовкой документов этой группы занимается непосредственно предвыборный штаб. Содержание и оформление этих документов определяют нормативные акты. Примеры: декларация о доходах кандидата, его автобиография, представления в состав избирательных комиссий, финансовый отчет.

2. Обязательная документация, которая должна быть подготовлена и предоставлена кандидату, политической партии (ее местной организации), блоку партий другим субъектом избирательного процесса. Примеры: копия решения о регистрации, удостоверение кандидата, удостоверения официальных наблюдателей.

3. Обязательная документация, которая должна быть подготовлена другими субъектами избирательного процесса и не имеет непосредственного отношения к кандидату (к партии, блоку). Документы данной подгруппы мы будем рассматривать в основном в связи с осуществлением контроля за соблюдением законодательства другими субъектами избирательного процесса. Не следует упускать эти документы из виду. Например, важно знать, как составляются списки избирателей, какие документы о формировании участковых комиссий должна принять комиссия высшего уровня и т.п. Ваши наблюдатели должны получить четкие инструкции от юриста. Юристу также важно понимать, по поводу каких нарушений подавать жалобы, акты и т.п., которые предусмотрены законодательством.  Примеры: списки избирателей, решения комиссий о материальном обеспечении их работы.

Мы представляем перечень обязательных документов в таблице, к которой прикрепляем файлы с формами этих документов – гиперссылки на файлы, находящиеся в одной папке (рис. 4.1). Я использую этот инструмент для того чтобы перечень был полным, все образцы форм хранились в одном месте и их можно было быстро найти.

Когда юрист изучает обновления нормативной базы, он вносит изменения в таблицу и меняет документы в папке на корпоративном портале нашей компании. Благодаря этому все участники предвыборной кампании имеют доступ к актуальным версиям документов. Каждый раз, когда возникает необходимость, персонал не тратит время на уточнения и поиск действующей формы документа в базе нормативно-правовых актов на сайтах ЦИК и других.

Это особенно важно в тех случаях, когда на местных выборах Вы одновременно проводите несколько предвыборных кампаний разного уровня. Например, партия выдвигает кандидатов на выборах депутатов областных советов в нескольких регионах, городских голов в крупных городах. Все частично заполненные шаблоны документов, которые должны подаваться официально, можно сохранять в отдельных папках. Ими удобно пользоваться.

Рис. 4.1. Фрагмент таблицы с перечнем обязательной документации предвыборной кампании.

В таблице, с которой связаны гиперссылками документы из папки, Вы можете указать к конкретной кампании еще и даты, когда эти документы, должны быть подготовлены и поданы. Можете также поставить промежуточные даты. Например, крайний срок подачи декларации – 5 мая, промежуточная дата, к которой она должна быть готова в штабе – 2 мая, проверка состояния готовности документа – 1 мая.

Эти даты мы обычно вносим в общий план-график, в котором заливкой определенного цвета выделяем те мероприятия, которые являются официальными (обязательными), в т.ч. и подачу документов для регистрации, подачу текущих документов в избирательные комиссии (например, экземпляров агитационных материалов). В плане-графике Вы можете отметить и крайние даты подачи, и промежуточные «рабочие» даты. Это помогает избежать хаоса и цейтнота.

Безусловно, это не ноу-хау, а инструмент, который экономит Ваше время. Сложно назвать этот опыт передовым, но такие формы помогают в нашей работе, поэтому я и Вам рекомендую их использовать.